Zasady wystawiania i odbierania faktur KSeF stosowane przez FIBERHOST S.A. od 1 lutego 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. FIBERHOST S.A. (dalej: FIBERHOST lub Spółka) jest zobowiązana do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – platformy Ministerstwa Finansów służącej do elektronicznego obiegu faktur.

Poniżej znajdują się najważniejsze zasady dotyczące obiegu faktur w relacjach ze Spółką. PAMIĘTAJ! Jeżeli dotychczasowe postanowienia umowne dotyczące fakturowania różnią się od poniższych, zastosowanie mają nowe zapisy, przygotowane w oparciu o aktualne przepisy prawa, w szczególności ustawy o VAT.

Jak będą wystawiane faktury przez FIBERHOST (sprzedaż)?

Faktury tylko w KSeF

Od 1 lutego 2026 r. faktury sprzedażowe FIBERHOST są wystawiane wyłącznie w KSeF. Odbieranie faktur przez KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od terminu objęcia ich obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF.

Bez dodatkowych powiadomień

Spółka nie wysyła osobnych informacji o wystawieniu faktury w systemie. Faktury należy pobierać bezpośrednio z KSeF i na tej podstawie monitorować terminy płatności.

Moment wystawienia i otrzymania faktury

Za moment wystawienia oraz otrzymania faktury w KSeF uznawane są momenty określone w przepisach ustawy o VAT.

Podmioty spoza KSeF

W przypadku faktur wystawianych na rzecz podmiotów niekorzystających z KSeF (np. podmiotów zagranicznych), będą one udostępniane w sposób dotychczas uzgodniony w umowie.

Załączniki

Załączniki do faktur nie będą przesyłane do KSeF, lecz na adres mailowy z umowy. Szybkie sparowanie załącznika z fakturą możliwe będzie poprzez numer KSeF faktury, uwzględniony w tytule maila i nazwie załącznika.

Jak przesyłać faktury do FIBERHOST (zakup)?

Nie trzeba wysyłać faktur poza KSeF

Jeżeli faktura została wystawiona w KSeF, nie należy przesyłać jej dodatkowo w wersji papierowej ani w formacie PDF na dotychczasowe adresy e-mail. Usprawni to proces weryfikacji i akceptacji dokumentów, bez dublowania ich.

Tryb awaryjny

Jeśli faktura zostanie wystawiona w trybie awaryjnym poza KSeF, należy przesłać jej wizualizację z kodami QR na adres: efaktury.fiberhost@fiberhost.com (lub wskazany w umowie), a następnie wprowadzić fakturę do KSeF zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Dane na fakturze

Prosimy o zwrócenie uwagi, aby na fakturze w KSeF wszelkie dane znalazły się w odpowiednich polach dedykowanych, aby nie wydłużyć czasu akceptacji faktury do wypłaty.

W przypadku posiadania numeru zamówienia i / lub numeru umowy, prosimy o jego uwzględnienie na wystawianej fakturze.

W przypadku posiadania IDWew, prosimy o jego przekazanie możliwie jak najwcześniej przed wystawieniem przez FIBERHOST faktur, aby umożliwić sprawny obieg dokumentów.

Załączniki do faktur

Dokumenty stanowiące załączniki do faktur, niezbędne do ich rozliczenia, należy przesyłać w pliku PDF na adres: efaktury.fiberhost@fiberhost.com (lub wskazany w umowie). Przy wysyłce załączników należy pamiętać o dwóch zasadach:

• w temacie wiadomości i w treści załącznika należy podać numer KSeF faktury, której dotyczy załącznik (lub numer faktury wraz z NIP sprzedawcy jeśli faktura została wystawiona w trybie awarii KSeF / poza KSeF),
• jedna wiadomość e-mail powinna dotyczyć załączników do jednej faktury (zasada 1:1).

Więcej informacji znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów: Krajowy System e-Faktur (KSeF)